oleh : Budi Handojo (Director)
Timesheet pada dasarnya adalah pencatatan dengan cukup detail penggunaan waktu kerja dari seorang karyawan. Berdasarkan masukan dari beberapa client, saya mendapati bahwa masalah klasik yang dihadapi perusahaan pada umumnya adalah kecendurungan karyawan untuk tidak mengisi atau malas melengkapi timesheetnya dengan berbagai alasan, antara lain dikarenakan menambah beban kerja yang sudah ada. Untuk itu saya coba menjabarkan secara singkat pentingnya pengisian timesheet ini secara rutin dan benar bagi kemajuan perusahaan dan keuntungan karyawan sendiri.
- Mengapa Timesheet penting?
Timesheet berisi catatan pekerjaan yang dilakukan oleh seorang karyawan dalam waktu kerjanya dengan interval waktu (time-frame) tertentu, bisa bulanan, mingguan, harian, ataupun per jam. Untuk perusahaan pembuat software dengan jumlah pekerjaan yang mesti dikerjakan lebih dari satu pekerjaan dalam waktu yang bersamaan, idealnya pencatatan waktu tersebut dilakukan secara per jam, mengingat secara fisik memang seorang karyawan dalam satu harinya bisa melakukan beberapa macam pekerjaan yang terbagi berdasarkan jam.
Dalam timesheet bisa digali banyak informasi, yaitu :
- Detail pekerjaan seorang karyawan untuk setiap hari kerjanya
- Beban kerja setiap karyawan
- Siapa karyawan yang terlibat dalam suatu pekerjaan
- Total waktu yang digunakan untuk suatu pekerjaan
- Histori kemampuan kerja setiap karyawan, dan banyak lagi
Dari informasi-informasi yang terkandung dalam timesheet tersebut dapat dinilai banyak hal untuk kepentingan perusahaan dan karyawan, seperti :
ü Apakah jumlah waktu kerja yang digunakan telah melebihi atau belum dari alokasi waktu kerja yang direncanakan, sehingga tidak terjadi kerugian suatu pekerjaan
ü Finance department dapat menilai secara cepat apakah suatu termijn pekerjaan sudah selesai dan bisa diajukan penagihan
ü Finance department bisa merencanakan cashflow perusahaan kedepannya berdasarkan data progress terkini
ü Seorang manager bisa merencanakan beban kerja yang optimal kepada bawahannya
ü Management bisa menilai kapabilitas seorang manager dalam mengatur teamnya (apakah pengaturannya sudah baik dan optimal atau belum – banyaknya waktu idle seorang anggota team bisa jadi mencerminkan tidak baiknya kinerja seorang manager, walaupun hal ini bisa jadi ditimbulkan oleh sebab lain, misalnya pekerjaannya sendiri yang tidak ada)
ü Management bisa menilai kinerja seorang karyawan dengan membandingkan kecepatan kerja seorang karyawan dengan yang lain, kerajinan seorang karyawan, dll
- Mengapa Timesheet harus diisi secara rutin?
Dari item a. diatas bisa dilihat pentingnya informasi-informasi yang didapat dari laporan timesheet seluruh karyawan untuk kepentingan dan kebijakan perusahaan. Mengingat pentingnya informasi-informasi tersebut tentunya juga penting sekali didapat informasi yang akurat dari timesheet. Jika informasi yang terdapat dalam timesheet tidak akurat, tentunya hal ini akan menyebabkan keputusan-keputusan yang diambilpun akan tidak tepat dan berpotensi mengacaukan kebijakan perusahaan, yang pada akhirnya akan menurunkan kinerja perusahaan secara umum.
Hal yang menyebabkan ketidakakuratan informasi dalam timesheet ini terutama adalah karena ketidakakuratan dalam pencatatan timesheet dari seorang karyawan dibandingkan keadaan sebenarnya. Hal ini bisa terjadi karena seorang karyawan malas atau menunda pengisian timesheet secara rutin dan saat dia dipaksa/diminta mengisi timesheet untuk waktu tertentu, karyawan bersangkutan sudah lupa apa saja detail alokasi waktu kerjanya saat itu, sehingga yang bersangkutan mengisinya berdasarkan perkiraan yang tentunya hal ini menyebabkan ketidakakuratan data yang diisi.
Kesimpulan
Dari pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa pengisian timesheet (yang akurat) penting bagi :
- Perusahaan, karena :
- Perusahaan dapat menghitung untung/rugi secara tepat dari suatu pekerjaan
- Perusahaan dapat menentukan kebijakan yang paling tepat untuk suatu persoalan/pekerjaan
- Perusahaan dapat menilai dengan tepat kinerja setiap karyawan untuk setiap posisinya
Dari hal-hal diatas, diharapkan akan dihasilkan perusahaan yang sehat dengan tata kelola yang baik, baik dalam bidang keuangan maupun sumber daya manusia. Dari sini diharapkan akan memberikan dampak bagi kemajuan perkembangan perusahaan itu sendiri.
- Karyawan, karena :
- Setiap karyawan bisa menilai kinerjanya sendiri dan diharapkan akan memacu semangatnya untuk bisa berbuat lebih baik lagi
- Setiap karyawan mendapatkan penilaian secara ‘fair’ dari management langsung
Informasi yang didapat dari timesheet sangat membantu bagi perkembangan karir maupun pendapatan (terkait gaji dan bonus) dari seorang karyawan, karena management bisa menilai dengan lebih tepat kinerja dari seorang karyawan.
Demikian tulisan ini dibuat dengan harapan agar semua karyawan mengerti akan pentingnya pengisian timesheet ini bukan hanya bagi perusahaan saja, tapi juga bagi kepentingan karyawan itu sendiri. Diharapkan setelah membaca tulisan ini semua karyawan bisa mengisi timesheet secara rutin dan tanpa beban serta tidak perlu diingatkan secara terus-menerus setiap minggunya.
Director
